የሰነዶች ክምችት የሰነዶች አፃፃፍ እና ይዘትን የሚገልጽ ፣ በጠቅላላ የሰነዶቹ ስብስብ ውስጥ ከግምት ውስጥ የሚያስገባ የማጣቀሻ መጽሐፍ ነው ፡፡ የሸቀጣ ሸቀጦችን ማጠናቀር በሰነዶች አሠራር እና ቅደም ተከተል ውስጥ ወሳኝ ደረጃ ነው ፣ የዚህም ዓላማ የሰነዶች ደህንነት ብቻ ሳይሆን ግልጽ አፈፃፀምም ጭምር ነው ፡፡
መመሪያዎች
ደረጃ 1
የሰነዶቹ ዝርዝር ምዝገባ በድርጅቱ ፊደል ላይ (ካለ) ያከናውኑ። ይህ አይፈለግም ፣ ግን ለእንደዚህ ዓይነቶቹ ሰነዶች ተፈላጊ መስፈርት ፡፡ ለማንኛውም የድርጅቱ ስም መጠቆም አለበት ፡፡
ደረጃ 2
በክምችቱ ውስጥ የተካተቱትን ሰነዶች ባለቤትነት የሚወስን መረጃ መያዝ ያለበት ርዕሱን ይጻፉ ፡፡ ለምሳሌ ፣ “በወንጀል ጉዳይ ውስጥ የሰነዶች ዝርዝር” ፣ “በምስክር ወረቀቱ ውስጥ የሚገኙ የሰነዶች ዝርዝር” ፣ “ለዴንማርክ ቪዛ የሚሆን የሰነዶች ዝርዝር” ወዘተ ፡፡ ድርጅቱ በመደበኛነት ሸቀጦችን የሚያጠናቅቅ ከሆነ የዕቃውን ተከታታይ ቁጥር ይፃፉ።
ደረጃ 3
የሚከተሉትን ክፍሎች ያካተተ ሰንጠረዥ ይፍጠሩ-“የቁጥር ገጽ / ገጽ” ፣ “የሰነድ ስም” ፣ “በሰነዱ ውስጥ ያሉት የሉሆች ብዛት” ፡፡ እባክዎ ሁሉንም የተዘረዘሩትን መስኮች ይሙሉ። እንደ አስፈላጊነቱ የመፈለጊያ ዓምዶችን በጠረጴዛው ላይ ያክሉ። ለምሳሌ ፣ ገጾች _ እስከ _ ፣ የገጽ ቁጥሮች ፣ ዋጋ ፣ ማስታወሻ ፣ ወዘተ።
ደረጃ 4
በሠንጠረ Under ስር በእቃ ዝርዝር ውስጥ ምን ያህል ወረቀቶች ፣ ሰነዶች ወይም ቅጅዎች እንደሚያካትቱ ይፃፉ ፡፡ በቁጥር እና በቃላት ይጻፉ 3 (ሶስት) ፣ 25 (ሃያ አምስት) ፡፡
ደረጃ 5
የእቃውን ክምችት ከድርጅቱ ኃላፊዎች ፊርማ ጋር ያጠናቅቁ ፣ አንድ ወይም ሌላ የዚህ ክምችት አፈፃፀም ኃላፊነት (የሠራተኞች መምሪያ ተቆጣጣሪ ፣ የምርት ኃላፊ ፣ ወዘተ) ፡፡ የሥራ አስኪያጁን የሥራ ቦታ ሙሉ ስም እና የአያት ስም ቅጅ ፣ የመጀመሪያ ስም እና የአባት ስም ፡፡ አስፈላጊ ከሆነ ሙሉ ስምዎን በሰነዱ ውስጥ ያካትቱ ፡፡ ሰነዶቹን ያስረከበና የተቀበለ ሰው ፊርማ እና ፡፡
ደረጃ 6
እንዲሁም የሰነዱን ቀን ያመልክቱ ፡፡ በሁለቱም በሰነዱ ግራ እና ቀኝ በቀኝ እና በመጨረሻው ክምችት ላይ ሊገኝ ይችላል ፡፡ የድርጅቱ ማህተም በክምችቱ ላይ አልተቀመጠም ፡፡
ደረጃ 7
የሰነዶቹ ዝርዝር በሁለት ቅጂዎች ተቀር:ል-አንዱ በድርጅቱ ውስጥ ይቀራል ፣ ሌላኛው በተጠየቀበት ቦታ ይቀርባል ፡፡
