በፍጥነት የተለጠፈ ፋክስ - ለአለቃው በፍጥነት ይስጡ ፣ ሳጥኑን የሞሉት ኢሜሎች መበታተን አለባቸው ፣ በፖስታ ሰው ያመጣቸው የደብዳቤዎች ክምር እና አንድ ሁለት ጥቅሎች በአስቸኳይ በክፍለ-ግዛቶች በፍጥነት “ተበታትነው” መሆን አለባቸው እና ሰራተኛው የእረፍት ማመልከቻ ጽ wroteል. እዚህ ሁለቱም ማስታወቂያዎች እና አስፈላጊ የሂሳብ ሰነዶች አሉዎት ፡፡ የፀሐፊ ሥራ ከባድ ነው! የድርጅቱ ዕጣ ፈንታ እና የሙያ ሥራዎ በእሱ ላይ የተመካ ስለሆነ አንድ “ወረቀት” ማጣት ተገቢ ነው። ይህንን ወይም ያንን ሰነድ ሁል ጊዜ ለማግኘት ለመቻል ፣ የደብዳቤ ልውውጡን በትክክል መመዝገብ መቻል ያስፈልግዎታል።
አስፈላጊ
- መጪ የደብዳቤ ምዝገባ ፣
- ወጪ የመልዕክት መዝገብ ፣
- የ 96 ሉሆች መጠን ያላቸው ማስታወሻ ደብተሮች ፣
- የድርጅት ቅጾች ፣
- አቃፊዎች.
መመሪያዎች
ደረጃ 1
በደረሱበት ወይም በሚላክበት ቀን በተጨማሪ ሁሉንም ገቢ እና ወጪ ደብዳቤዎችን መመዝገብ ያስፈልግዎታል። የሁሉም ዓይነቶች ተዛማጅነት በምዝገባ ላይ የተመሠረተ ነው-የፖስታ ዕቃዎች ፣ ኢሜሎች ፣ ፋክስዎች ፣ በግሉ ለመልእክቱ እጅ ፡፡ አስፈላጊ ኢሜሎች (ገቢ እና ወጪ) እንደ ሌሎች የደብዳቤ አይነቶች በተመሳሳይ መንገድ መታተም እና መግባት አለባቸው ፡፡ በተጨማሪም ፣ የውስጥ ደብዳቤ መጻፍ አስፈላጊ ነው-ማስታወሻዎች ፣ የአገልግሎት ማስታወሻዎች ፣ የማብራሪያ ማስታወሻዎች ፣ መግለጫዎች ፣ ቅሬታዎች ፡፡
ደረጃ 2
የደብዳቤ ልውውጥን ለመመዝገብ ልዩ የምዝግብ ማስታወሻዎችን ይያዙ ፡፡ በአንድ የተወሰነ ዓይነት የደብዳቤ ልውውጥ መጠን ላይ በመመስረት የገቢ እና የወጪ ደብዳቤዎችን አጠቃላይ መጽሔቶችን መፍጠር ይችላሉ ፣ ወይም በተጨማሪ በአይነት ይከፋፈሏቸዋል። ለምሳሌ ፣ ገቢ እና ወጪ ኢሜሎችን ለመመዝገብ ጆርናል ያድርጉ ፡፡ የደብዳቤ ልውውጡ መጠን ምንም ይሁን ምን ፣ ገቢ እና ወጪ ፋክስን ለመመዝገብ የተለየ መጽሔት ለመፍጠር ምቹ ነው ፡፡
ደረጃ 3
በማተሚያ ቤቱ ውስጥ የታተመ የመልእክት ምዝገባ ልዩ መጽሔት ከሌለዎት ተራ ማስታወሻ ደብተር ይውሰዱ እና ያሰራጩት ፡፡ በመጪዎቹ ደብዳቤዎች ምዝግብ ማስታወሻ ላይ ከኤሌክትሮኒክስ እስከ ፋክስሜል ድረስ ለሁሉም የመልእክቶች ዓይነቶች አንድ የጋራ መዝገብ ካለዎት የመልእክቱን ቁጥር ፣ የተቀበለውን ቀን ፣ እንዲሁም የደብዳቤ ልውውጥን ዓይነት ያመልክቱ ፡፡ በተለየ አምድ ውስጥ የደብዳቤውን ይዘት በአጭሩ ይግለጹ ፡፡ በሚቀጥለው አምድ ላይ የጭብጡን ውሳኔ እና ደብዳቤው እንዲፈፀም የተላለፈበትን ሰው ስም ይፃፉ ፡፡ በተግባር ፣ ጉዳዩ በአንድ የተወሰነ ሰው ከተቆጣጠረ ብዙ ደብዳቤዎች ሥራ አስኪያጁን አያገኙም ፣ ግን ወዲያውኑ ለአስፈፃሚው ይተላለፋሉ ፣ ስለሆነም ይህን አምድ ትልቅ ማድረግ የለብዎትም ፡፡ ሰነዱን መቀበሉን የሚያመለክት በአፈፃሚው ስም ወይም ከእሱ አጠገብ ለፊርማ ቦታ መተው ይመከራል ፡፡ ኃላፊው ለፀሐፊው የሰነዱን “መገደል” እንዲቆጣጠር ካዘዙት ፣ በሌላ አምድ ውስጥ ስለ ተቆጣጣሪ ማስታወሻ በቀይ ቀለም (“ኬ” ወይም “ቁጥጥር” በሚለው ቃል) ይቀመጣል ፡፡ ከዚህ ሰነድ ጋር የተዛመደውን ትዕዛዝ አፈፃፀም ካጠናቀቁ በኋላ በአፈፃፀሙ ላይ ምልክት ያድርጉ ፣ እንዲሁም ደብዳቤውን “ለጉዳዩ” ማስተላለፍ (የጉዳዩን ቁጥር እና የተፈጠረበትን ቀን ያመልክቱ) ፡፡
ደረጃ 4
ለሁሉም ወጭ መልዕክቶች የመልእክት ምዝገባም ያስፈልጋል ፡፡ በወጪ ደብዳቤዎች ምዝግብ ማስታወሻ ውስጥ ከሚመጡት የደብዳቤ ምዝግብ ማስታወሻዎች ውስጥ ያነሱ አምዶች አሉ። እንዲሁም በመጪ ደብዳቤዎች መዝገብ ውስጥ በወጪ ደብዳቤዎች መዝገብ ውስጥ ከደብዳቤው የመለያ ቁጥር ጋር አንድ አምድ ፣ ከቀን ጋር አንድ አምድ ፣ ከላኪው ጋር ብቻ ፣ ከተላከው የደብዳቤ ልውውጥ ዓይነት ጋር (አስፈላጊ ከሆነ) ፣ ከመልእክቱ ማጠቃለያ ፣ የሰነዱ መነሻ (ፊደል) የአባት ስም ፣ እንዲሁም የመልእክቱ ቅጅ በተመዘገበበት ከጉዳዩ ቁጥር ጋር ያለው አምድ ፡
ደረጃ 5
በልዩ ሁኔታ በፖስታ የሚላኩትን ደብዳቤ መመዝገብ አለብዎት ፡፡ በደብዳቤ የተላኩ ደብዳቤዎች ምዝገባ በድርጅቱ የደብዳቤ ራስ ላይ ይከናወናል። በአንድ ጊዜ ከ 7-10 ያልበለጠ ደብዳቤ መላክ ይሻላል ፡፡በእጅ ወይም በኮምፒተር ላይ ፣ በቅጹ ላይ ፣ በፖስታ ለተላከው እያንዳንዱ ደብዳቤ ከዚህ በታች የላኩበትን ቀን ይፃፉ ፣ የመዝገቡን የመለያ ቁጥር ፣ የድርጅቱን ስም ፣ ቦታውን ያመልክቱ (ከተማዋን ብቻ ወይም ክልል) በቀኝ በኩል የተወሰነ ቦታ ይተው። እዚህ በፖስታ ውስጥ ቼክ ከተቀበሉ በኋላ የመልእክት ቁጥሮቹን ከእሱ (አብዛኛውን ጊዜ ከ6-8 አሃዞች) ማስገባት ያስፈልግዎታል ፡፡ ለእያንዳንዱ ጭነት ከድርጅቱ ስም በታች የሚላኩትን ሰነዶች ቁጥሮች እና ቀናት ወይም ሌሎች እንዲታወቁ የሚያስችላቸውን ዝርዝር ይጻፉ ፡፡ በፖስታ ቤት ይህ ዝርዝር በፖስታ ማህተም የተረጋገጠ ነው ፡፡ በተለየ አቃፊ ውስጥ ወይም ወጭ መልዕክቶች በሚከማቹበት አቃፊ ውስጥ ፋይል ማድረግ ይችላሉ ፡፡
ደረጃ 6
እያንዳንዱን ዓይነት የውስጥ ደብዳቤ ለመቅዳት የተለየ መጽሔት ያስፈልጋል። በእያንዳንዱ መጽሔት ውስጥ የሰነዱን ቁጥር ፣ ቀኑን ፣ የጀማሪውን የአባት ስም ፣ ማጠቃለያ ፣ የጭንቅላት መፍታት ፣ የአስፈፃሚውን የአባት ስም ፣ የቁጥጥር ምልክቱን እንዲሁም የጉዳዩን ቁጥር ያመልክቱ ፡፡
