ውድቅ የተደረገ ደብዳቤ ለንግድ ልውውጥ በጣም የተወሰነ አካል ነው። ለደንበኛው ጥያቄ ወይም ለባልደረባ ሀሳብ አሉታዊ ምላሽ ሊኖረው ይገባል ፡፡ በተመሳሳይ ጊዜ ከደብዳቤው ተቀባዩ ጋር ጥሩ ግንኙነት እንዲኖር ማድረግ አስፈላጊ ነው ፡፡ ያለዎትን አቋም በማያሻማ ሁኔታ ለመግለጽ ፣ ግን አድራጊውን ላለማሰናከል እና ስለራስዎ ጥሩ ስሜት ለመተው ፣ እምቢታ ለመጻፍ መሰረታዊ ህጎችን ይከተሉ።
አስፈላጊ
- - የድርጅቱ ኦፊሴላዊ ፊደል;
- - ኮምፒተር;
- - ማተሚያ.
መመሪያዎች
ደረጃ 1
ደብዳቤዎን ያረቅቁ ፡፡ ይህንን የሰነድ ዝግጅት ደረጃ ችላ አይበሉ ፡፡ ሀሳቦችዎን በቅደም ተከተል ለማስቀመጥ እና በጣም ትክክለኛ ሀረጎችን እንዲመርጡ ያስችልዎታል ፡፡
ደረጃ 2
ጽሑፉን ለተቀባዩ ባህላዊ አድራሻ ይጀምሩ-“ውድ ኢቫን ኢቫኖቪች!” ወይም "ውድ ሚስተር ኢቫኖቭ!" በፅሁፍ እምቢታው በይፋ ስለሆነ ሌላ ቃላትን አይጠቀሙ ፡፡
ደረጃ 3
በላይኛው ግራ ጥግ ላይ የደብዳቤውን አዲስ አድራሻን ያመልክቱ-የኩባንያው ስም ፣ የሥራ ቦታ ፣ የአያት ስም ፣ የሠራተኛ ፊደላት ወይም የግል ሰው የአያት ስምና ስለ ኩባንያዎ መረጃ በላይኛው ቀኝ ጥግ ላይ ባለው በይፋ ፊደል ላይ ይቀርባል።
ደረጃ 4
የሰነዱን ዋና አካል ይፃፉ ፡፡ በመጀመሪያ የተቀበለውን ጥያቄ ወይም ፕሮፖዛል ይድገሙ ፡፡ በእርግጥ ፣ የሚመጣውን ሰነድ ጽሑፍ ሙሉ በሙሉ እንደገና መጻፍ አያስፈልግዎትም። በባህላዊ የንግድ ንግግሮች በመጠቀም ዋናውን ይዘት በጥቂቱ ማጠቃለል በቂ ነው-“የትእዛዙ ግልባጭ እንዲሰጥዎት በጠየቁት መሠረት …” ወይም “የኮንሴሲዮኔሽን ብድር ጊዜ እንዲራዘም ለጠየቁት ምላሽ ፣ እናሳውቃለን …”፡፡
ደረጃ 5
በመቀጠል እምቢታውን ምክንያቶች ዘርዝሩ ፡፡ ለአሉታዊ መልስ የሚሰጠው ማብራሪያ አጭር ፣ አመክንዮአዊ ፣ በመሰረታዊነት ጠንከር ያለ መሆን አለበት ፣ ግን በቅጹ ላይ ከባድ አይደለም። ሁኔታውን አያዛቡ ፣ የሌሉ እውነታዎችን እና ሊታመኑ የማይችሉ ክርክሮችን አያቅርቡ ፡፡ በሚቻልበት ጊዜ ቃላቶቻችሁን ከህጎች እና ደንቦች ማጣቀሻዎች ጋር ምትኬ ያስቀምጡላቸው ፡፡ ግን ወደ ጽንፍ አይሂዱ ፡፡ ደብዳቤውን በረጅም ማብራሪያዎች እና በቃላት ይቅርታ በመጫን ፣ ተጨማሪውን አድራጊውን የበለጠ የማስቆጣት አደጋ ተጋርጦብዎታል ፡፡
ደረጃ 6
የደብዳቤውን የመጨረሻ ክፍል በትህትና ለመቀጠል በሚያስችልዎት መደበኛ ቃል ይጀምሩ ፣ ግን በውሳኔዎ ላይ አጥብቀው ይንፀባርቃሉ-“ከላይ የተጠቀሱትን እውነታዎች ከግምት ውስጥ በማስገባት እኛ በሚያሳዝን ሁኔታ ከኩባንያዎ ጋር ለመተባበር ፈቃደኛ አለመሆን አለብን” ወይም “ለማሳወቅዎ እናዝናለን የብድር መስመሩን የበለጠ ለማራዘም የማይቻል መሆኑን። …
ደረጃ 7
ውድቅነትን ለማቃለል ይሞክሩ። ለዚህም ለአድራሻው ሌሎች የትብብር አማራጮችን ፣ ኩባንያዎ በተመረጡ ቃላት ሊጠቀምባቸው ስለሚችላቸው አዳዲስ አገልግሎቶች ፣ ከተወሰነ ጊዜ በኋላ ጥያቄውን እንደገና የማገናዘብ ዕድል ፣ ወዘተ. ሁሉም መረጃዎች ፍጹም ትክክለኛ እና ወቅታዊ መሆን አለባቸው ፡፡
ደረጃ 8
ረቂቅ ደብዳቤውን እንደገና ያንብቡ። ስህተቶችን ያስተካክሉ ፣ አስፈላጊ ጭማሪዎችን እና እርማቶችን ያድርጉ። እምቢታውን በድርጅቱ ኦፊሴላዊ የደብዳቤ ደብዳቤ ላይ ያትሙ ፣ ከአስተዳዳሪው ጋር ይፈርሙ እና ለአድራሻው ይላኩ።
